Zoom sur le Secrétariat Général

Assurer le fonctionnement administratif du Réseau Santé Nord Broye : voici le défi du Secrétariat Général (SG). L’équipe compte plusieurs collaboratrices qui soutiennent tous les dispositifs du RSNB et assurent un rôle de lien interne avec les collaborateurs, et externes avec les partenaires.
 
Tour d’horizon des principales missions d’un dispositif transverse au sein du RSNB : 
 
Soutenir le Directeur : Dans le cadre de ses compétences, le SG épaule le Directeur pour les travaux administratifs et organisationnels. Il participe à l’organisation des séances de Comité.

Assurer  la communication et les échanges avec les partenaires et membres du RSNB : Le SG assure la communication auprès de 125 membres (hors communes). Il organise les évènements du Réseau, par exemple l’Assemblée Générale. Il répertorie les conventions avec les partenaires. Il s’occupe aussi de la mise à jour du site internet ainsi que des factures fournisseurs et débiteurs.

Gérer les aspects administratifs en lien avec les collaborateurs et collaboratrices : Le RSNB n’ayant pas de service des Ressources Humaines propre, cette gestion est assurée par le SG pour les 70 collaborateurs et collaboratrices (aspects contractuels, assurances, salaires, gestion horaire, …). Il organise les rencontres du personnel mais aussi les évènements plus festifs, tels que sorties, repas de fin d’année, apéritifs…

Répondre aux questions des collaborateurs et collaboratrices : Une question concernant un certificat de prévoyance ou le décompte de frais du mois passé ? Le SG veille à ne laisser aucun·e collaborateur ou collaboratrice sans réponse.
Il est avant tout au service des dispositifs du RSNB. Le SG est transverse et offre une oreille attentive et neutre aux collaborateurs et collaboratrices du RSNB.

Assurer la réception téléphonique et physique du RSNB : Tous les appels du RSNB arrivent au même endroit et sont redirigés auprès des différents dispositifs. La réception physique est partagée avec l’ASPMAD (Association pour la santé, la prévention et le maintien à domicile) et accueille patient·e·s et familles pour les consultations et les réseaux. Divers travaux, tels que tenue de caisse, commande de matériel et papeterie, sont la charge de l’équipe de réception.

Tant d’autres demandes : une majorité de l’activité du SG sort d’un cadre de travail prédéfini qui est souvent invisible, mais tient un rôle central dans l’association, par exemple :

  • Travaux de secrétariat en tout genre : courriers, publipostages, procès-verbaux, offres d’emploi, cartes de visite, mises en page de tous types de documents, mise à jour de listings, etc.
  • Statistiques, travaux de recherche et vérification de données
  • Participation à la rédaction et relecture du rapport d’activité
  • Mise à jour de l’inscription au Registre du Commerce
  • Relecture de lettres en tout genre, de rapports, et autres documents nécessitant un œil de lynx
  • Et tous ces travaux qui n’ont pas de nom…
La crise sanitaire a passablement impacté le SG. Le télétravail a été éprouvant pour une équipe habituée à être en lien direct avec les dispositifs, et a demandé de faire preuve de beaucoup de flexibilité car les différentes missions n’ont pas été suspendues, mais réalisées de manière différente.

Ce qui rassemble au sein du SG, c’est la volonté d’accomplir un travail d’équipe, d’être au service des dispositifs et des collaborateurs et collaboratrices et de se montrer toujours disponible. Une bonne dose de confiance entre collègues, de la polyvalence, de la souplesse et beaucoup de diplomatie sont nécessaires pour assurer toutes les missions du SG.

La gestion du stress est également indispensable… car lorsque le chien guide d’une personne malvoyante mange la moitié de l’Apéritif de Noël, il faut pouvoir improviser… !

Cette période de décembre est l’occasion de remercier chaleureusement chacune pour son engagement, son travail et sa bonne humeur, qui permettent au RSNB et à ses partenaires d’assurer ses missions au service de la population.